PROPOSAL 2026.08 — Updated

見積書AI-OCR自動化と
RPA連携ワークフロー提案

メール受信 → AI-OCR読取 → RPAへ連携ファイル生成。
基幹システムへの入力はRPAが担い、n8nはOCR処理とファイル生成を担当します。

PROPOSAL TO
株式会社江口電機
PROPOSED BY
関川すず
1
確定したシステム構成とスコープ

エンジニア調査結果をもとに確定したスコープ

基幹システムはオンプレミス稼働・外部連携機能なし・データ出力機能なし。
SQL Serverへの直接接続はバージョン等の制約が多く、現実的ではないと判断。
→ 基幹システムへの入力は「現行RPAのまま」を維持。n8nの担当範囲は「OCR処理〜RPAへの受け渡しファイル生成」まで。

全体
確定した全体ワークフロー
n8n担当範囲（青）とRPA担当範囲（ピンク）を明確に分離
📧
メール受信監視
添付PDF/Excel
を自動取得
n8n
→
📠
FAX受信監視
DocuWorks
自動仕分け
n8n
→
🤖
AI-OCR読取
PDF/画像から
データ抽出
n8n
→
📄
RPAへの
受け渡しファイル生成
CSV/Excel形式
指定フォルダに格納
n8n
→
🖥️
RPA読み込み
基幹システム入力
既存RPAを活用
or 改修対応
既存RPA
→
📱
完了通知
Line Worksへ
自動通知
n8n
役割分担：n8nは「見る・読む・ファイルを作る」を担当。既存RPAは「画面を操作して基幹システムへ入力する」を継続。RPAが現在CSVやExcelを読み込んでの処理実績があれば、RPAの改修は最小限で済む。

🔵 n8n 担当範囲（今回の構築対象）

  • メール受信の常時監視・添付ファイルの自動取得
  • DocuWorks FAX受信の監視・自動仕分け
  • AI-OCRによるPDF・Excel・画像データの読取
  • 読取精度スコアによる処理分岐（自動 / 要確認 / 手動依頼）
  • RPAへの受け渡しファイル（CSV/Excel）生成・指定フォルダへ格納
  • Line Worksへの各種通知送信

🔴 既存RPA 担当範囲（現行維持 or 改修）

  • 指定フォルダのファイルを読み込んで基幹システムへ入力（現行or改修）
  • フォルダ監視・スケジューラ起動の仕組みが必要（要確認）
  • 現在のRPAがCSV/Excel読み込みシナリオを持っていれば改修最小限
  • 持っていない場合はRPAシナリオの新規作成が必要
2
提案ワークフロー一覧
No. ワークフロー名 解決する課題 優先度
WF-01 見積書AI-OCR + RPA連携ファイル生成 ◀ 詳細説明 メール・FAX添付PDFのAI読取 → RPA受け渡しCSV/Excel生成 最優先
WF-02 FAX自動仕分けワークフロー ◀ 詳細説明 DocuWorks受信FAXをAIで種別判定・担当者へ自動振り分け 最優先
WF-03 営業ダッシュボード構築 SQL Server参照 → Web BI画面で売上・案件を可視化 中〜高
WF-04 SFA・顧客管理（CRM）構築 名刺自動登録・商談ログ・案件パイプライン管理 中
WF-05 リマインド通知自動化 提案タイミング・納期回答期限をLine Worksに通知 WF-03/04に含む
3
WF-01 / WF-02 詳細
STEP 1
受信監視：メール・FAXを常時監視
DocuWorks API + メールAPI で全受信を自動捕捉

📧 メール（添付ファイル）

  • n8nのトリガーでメール受信を常時監視
  • 添付PDF・Excelを自動取得
  • メール本文の見積依頼内容も読取対象に追加可能
  • 差出人アドレスで取引先を自動特定

📠 FAX（DocuWorks）

  • DocuWorks APIで受信フォルダを常時監視
  • FAX受信を検知したら即OCR処理を開始
  • 見積依頼 / 見積回答 / その他 を自動仕分け
  • 見積依頼のみ後続処理へ連携
STEP 2
FAX自動仕分けロジック
取引先リスト × OCR内容でAIが種別を自動判定
判定結果：3種類に自動振り分け
見積依頼
→ STEP3（AI-OCR読取）へ自動連携
お客様からの見積依頼。OC R処理→ファイル生成フローへ
仕入先見積回答
→ 担当営業マンへLine Works通知
仕入先からの見積回答。誤判定してOCR処理が走っても業務上の問題はない設計
その他
→ 業務担当者へLine Works通知
注文書・請求書等。担当者が確認・対応
設計方針：誤判定が起きても「見積処理が余分に走るだけ」で被害がない設計にする。精度100%よりも「担当者の手動仕分け工数をゼロにすること」を優先。取引先リストをn8nに登録することで精度は段階的に向上させる。
STEP 3
AI-OCR読取：書類品質で3段階に分岐
読み取り精度スコアをもとに、処理方法を自動判定
90%+
デジタルPDF / Excel
テキスト埋め込みPDF
Excel変換PDF
→ ファイル自動生成
70%+
印刷PDF / 鮮明FAX
印刷が鮮明なFAX
スキャン文書
→ 要確認フラグ付きで生成
〜70%
手書き / 不鮮明
手書き多い
インク切れ・文字重なり
→ 担当者へ確認通知
精度90%以上
RPA受け渡しファイルを自動生成・フォルダへ格納
品番・数量・単価・納期等を抽出してCSV/Excelに成形。指定フォルダに格納後、Line Worksに完了通知
精度70〜89%
ファイル生成 + 「要確認」フラグ付き通知
ファイルは生成するが「要チェック項目あり」として通知。担当者が元書類と照合してRPAを実行
精度70%未満 / 手書き
担当者へ通知 → 手動確認後にRPA実行
AIが「読み取れなかった箇所」を明示して通知。担当者はその箇所だけ確認・修正してRPAを手動起動
STEP 4
RPAへの受け渡しファイル生成
既存RPAが読めるフォーマットに合わせてCSV/Excelを生成

✅ RPAに既存シナリオがある場合

  • 現行RPAがCSV/Excelを読み込む処理実績があれば改修最小限
  • 現行シナリオが読むファイルフォーマットに合わせてn8n側を調整
  • フォルダ監視やスケジューラ起動の仕組みがあればそのまま活用
  • n8nが生成 → RPAが自動起動 → 基幹システムへ入力 まで自動化

⚠️ RPAシナリオがない / 不明な場合

  • RPAシナリオの新規作成 or 改修が必要
  • RPAツールの製品名・バージョンにより対応範囲が変わる
  • フォルダ監視・スケジューラ起動の実装が必要な場合あり
  • → 下記「追加確認事項」でRPA環境を先に把握する必要あり
生成ファイルのフォーマット：RPAが読み込みやすいCSV（品番・数量・単価・納期・顧客名 等の列）を生成。既存RPAのシナリオ仕様に合わせて列定義を調整する。n8nはフォーマットを柔軟に変更できるため、RPAへの合わせ込みは容易。
STEP 5
Line Works通知設計
状況に応じた4種類の通知
✅
精度90%以上 → ファイル生成完了
「〇〇社より見積依頼が届きました。RPAへのファイルを生成しました。」
担当者
⚠️
精度70〜89% → 要確認項目あり
「〇〇社の見積書を処理しました。【数量】の読み取り精度が低めです。元書類と照合後、RPAを実行してください。」
担当者
📋
手書き / 精度70%未満
「〇〇社より手書きFAX見積依頼が届きました。ご確認・手動対応をお願いします。」
業務担当
🚫
特定項目が読み取れなかった
「〇〇社の見積書で【品番】が読み取れませんでした。該当箇所のみご確認ください。（他は処理済み）」
業務担当
4
システム担当者様への確認Q&A（回答済）
API・外部連携に関する確認
質問 回答
Q1. HTTP REST形式のAPIはありますか？
c) ない — APIはございません
Q4. システムの稼働環境はどちらですか？
b) オンプレミス（社内サーバー・パソコン）
Q1（外部連携）. CSV/DB参照/バッチ等の外部連携はありますか？
f) ない
外部連携機能はあるが汎用的でなく各専用機能。外部連携には別途システム改修が必要。
Q2（DB）. データの保存先は何ですか？
a) SQL Server
Q3（出力）. データの出力形式はありますか？
f) ない（汎用的なデータ出力機能なし）
帳票出力は印刷のみ。一部CSVを出力するプログラムもあるが特化機能のみ。
Q4（バッチ）. 定期処理・バッチはありますか？
c) 内部処理のみ（毎日・定期のタスク実行はあり）
Q5（RPA）. 画面操作自動化（RPA）は可能ですか？
d) わからない
ログイン方式・画面構成によって可否が変わる。要追加確認。
追加で確認が必要な事項（次回打ち合わせ前に依頼）

🖥️ 現在お使いのRPAについて

製品名・バージョン・保有ライセンス数／基幹システムの見積入力に使っているか（別業務のみか）／RPAの稼働場所（基幹サーバ内 / 専用PC / 仮想サーバ）

🔧 RPAシナリオ・運用体制

RPAシナリオの作成者と現在の保守担当者／CSV・Excelを読み込んで処理するシナリオの実績があるか／フォルダ監視やスケジューラからRPAを起動する仕組みがあるか

🗄️ SQL Serverへのアクセス

SQL Serverのバージョン／参照専用アカウント（読み取り権限のみ）の発行可否／マスタおよび実績テーブルの定義書のご提供可否

🏗️ インフラ・環境

ワークフロー基盤（n8n）を設置するための仮想サーバをご用意いただけるか（Linux推奨、2vCPU / メモリ4〜8GB程度。RPAが参照するファイル共有に到達できる環境が必要）

5
使用技術・ツール構成
⚙️
n8n
ワークフロー自動化
月額5,000円〜
内製化対応可
🤖
Google Vision AI / Claude AI
AI-OCR・画像認識
デジタルPDF精度90%以上
手書き・FAX対応
🖥️
既存RPAツール
基幹システム入力担当
製品名・バージョン要確認
シナリオ改修で対応
📱
LINE WORKS
完了通知・要確認通知
エラーアラート
承認フロー（オプション）
📄
DocuWorks API
FAX受信監視
文書取得・仕分け
既存環境そのまま活用
🗄️
SQL Server（参照）
読み取り専用でのデータ参照
マスタ照合・分析用
バージョン確認が必要
6
導入ロードマップ
1
PHASE 1
要件定義・RPA / システム環境調査
2026年9月〜10月（約1ヶ月）
  • 現行RPAのツール名・バージョン・シナリオ内容の確認
  • RPAのCSV/Excel読み込み実績・フォルダ監視有無の確認
  • DocuWorks API調査・FAX受信フロー確認
  • 見積書サンプル収集・AI読取精度の事前検証
  • 受け渡しファイルフォーマットの設計（RPA側と調整）
  • 仮想サーバ（n8n設置環境）の準備確認
2
PHASE 2
WF-01/02 OCR自動化 + FAX仕分け構築
2026年11月〜2027年1月（約3ヶ月）
  • n8nセットアップ（仮想サーバへのインストール）
  • メール受信・添付取得ワークフロー構築
  • DocuWorks連携・FAX自動仕分けワークフロー構築
  • AI-OCRワークフロー構築（精度スコア判定・3分岐）
  • RPA受け渡しファイル生成・フォルダ格納ワークフロー構築
  • Line Works通知設定・エラーハンドリング実装
  • テスト運用・精度検証（1ヶ月）
3
PHASE 3
WF-03/04 営業ダッシュボード・SFA構築
2027年2月〜4月（約3ヶ月）
  • SQL Server参照権限の確保（読み取り専用アカウント）
  • Web営業ダッシュボード設計・構築
  • 名刺AI自動登録ワークフロー構築
  • 顧客管理・商談ログ・案件パイプライン構築（Excel × n8n）
4
PHASE 4
基幹システム移行対応・内製化支援
2027年5月〜2028年2月
  • 社内n8n担当者の育成・ハンズオン研修
  • 基幹マイグレーション（2028年2月）後のRPA連携ファイルフォーマット調整
  • 保守はスポット対応（必要な都度ご依頼いただく形）
7
導入による期待効果
80%
入力準備工数削減
（デジタルPDF対象）
0
FAX手動仕分け作業
（自動仕分けで排除）
数分
担当者の最終確認時間
（対象箇所を絞って提示）